Сокращение затрат на печать и копирование до 40%
Профессиональный аудит расходов на принтеры, внедрение систем контроля, оптимизация расходных материалов и переход на электронный документооборот
Заказать аудитО нашем сервисе
Trevoro — центр комплексного аудита и оптимизации затрат на печать и копирование в Польше. Мы специализируемся на анализе расходов компаний на парк печатающей техники, расходные материалы и сопутствующие процессы.
По статистике, компании среднего размера в Польше тратят от 3% до 6% операционного бюджета на услуги печати и документооборота, причём до 30% этих затрат можно оптимизировать. Наши методики позволяют выявить скрытые резервы экономии без ущерба для бизнес-процессов.
Мы проводим комплексный аудит, внедряем системы учёта печати, оптимизируем закупки и переводим процессы в электронный формат, обеспечивая соответствие законодательству Польши и требованиям ЕС.
Наши ключевые преимущества
Аудит парка печати
Комплексная инвентаризация всех устройств печати, их загрузки и эффективности использования. Выявляем неоптимальные конфигурации, дублирующие функции и устройства с высокой стоимостью отпечатка.
Результат: полная прозрачность затрат и выявление до 25% неэффективно используемых устройств.
Оптимизация расходных материалов
Анализ расхода и затрат на тонеры, картриджи, барабаны и другие компоненты. Разработка стратегии закупок, унификация моделей и переход на оптимальные решения.
Результат: снижение расходов на материалы до 30% и уменьшение числа поставщиков.
Системы учёта печати
Внедрение программных и аппаратных решений для контроля и мониторинга всех процессов печати. Учёт по пользователям, отделам и проектам с детальной аналитикой.
Результат: снижение объёмов печати на 15-20% только за счёт прозрачного учёта.
Электронный документооборот
Разработка стратегии перехода на цифровой формат работы с документами. Анализ текущих процессов и разработка дорожной карты цифровизации.
Результат: сокращение бумажного документооборота до 70% при полном соответствии законодательству.
Как мы работаем
Сбор данных
Проводим полную инвентаризацию всех устройств печати, включая модели, конфигурации, расположение и интенсивность использования. Анализируем существующие процессы закупки расходных материалов, обслуживания и бумаги. Собираем данные о текущих расходах по всем статьям, связанным с печатью.
Измеряемые параметры: количество устройств, их загрузка, затраты на расходники, средняя стоимость отпечатка, время простоя оборудования.
Анализ фактических расходов
Детальный анализ полученных данных с построением модели текущих затрат. Определяем наиболее затратные участки и процессы, выявляем избыточное оборудование, неоптимальные конфигурации и неэффективные модели закупок. Оцениваем соответствие нагрузки и класса устройств.
Измеряемые параметры: распределение затрат по категориям, выявление пиков нагрузки, идентификация наименее эффективных устройств.
Разработка предложений
Формируем комплексное предложение по оптимизации затрат, включающее микрооптимизации (быстрые решения без капитальных затрат) и стратегические изменения. Предлагаем конкретные шаги по централизации учета, унификации оборудования и внедрению систем мониторинга. Разрабатываем план перехода на электронный документооборот.
Измеряемые параметры: прогнозируемая экономия по категориям, необходимые инвестиции, сроки окупаемости, KPI эффективности.
Внедрение и контроль
Поэтапное внедрение предложенных решений с минимизацией влияния на рабочие процессы. Настройка систем учета печати и документооборота, обучение персонала, сопровождение процесса оптимизации. Регулярный мониторинг результатов и корректировка действий для достижения максимальной эффективности.
Измеряемые параметры: фактическое снижение затрат, сокращение объемов печати, степень использования новых систем, удовлетворенность пользователей.
Ожидаемые результаты
Снижение прямых затрат на печать и копирование
Средний срок окупаемости инвестиций
Сокращение расхода бумаги
Снижение затрат на расходные материалы
Сокращение времени на обслуживание оборудования
Повышение эффективности использования оборудования
Фактические результаты могут отличаться в зависимости от исходного состояния инфраструктуры печати, текущего уровня расходов и специфики бизнес-процессов компании.
Предварительный расчёт потенциальной экономии выполняется на этапе аудита и предоставляется заказчику с детализацией по источникам сокращения затрат.
Наши услуги
Аудит парка печати
Комплексная инвентаризация и оценка эффективности всех устройств печати с выявлением потенциала оптимизации.
Аудит расходных материалов
Анализ текущих затрат на расходники и бумагу с разработкой стратегии оптимизации закупок.
Внедрение систем учёта
Подбор и настройка программных решений для мониторинга и контроля всех процессов печати.
Электронный документооборот
Разработка и внедрение стратегии перехода на цифровой формат работы с документами.
Безопасность данных и соответствие законодательству
При оптимизации процессов печати и внедрении электронного документооборота мы уделяем особое внимание соответствию требованиям законодательства Польши и ЕС.
Все предлагаемые решения соответствуют нормам RODO (GDPR) и обеспечивают надлежащую защиту персональных данных и коммерческой информации. Мы применяем принцип минимизации данных и обеспечиваем прозрачность всех процессов обработки.
При внедрении электронного документооборота учитываются требования польского законодательства к хранению электронных документов и цифровым подписям. Все решения проходят проверку на соответствие актуальным правовым нормам.
Для каждого клиента разрабатываются индивидуальные политики безопасности и инструкции для сотрудников, что обеспечивает не только соответствие законодательству, но и защиту конфиденциальной информации компании.
Заказать аудит или получить консультацию
Начните сокращать расходы на печать уже сегодня
Заполните форму, чтобы получить бесплатную предварительную консультацию и оценку потенциальной экономии для вашей компании. Наши специалисты свяжутся с вами в течение 24 часов в рабочие дни.
Часто задаваемые вопросы
Как долго занимает процесс аудита печати?
Длительность аудита зависит от размера компании и парка печатающей техники. Для компаний с численностью до 100 сотрудников аудит обычно занимает 3-5 рабочих дней. Для крупных организаций с несколькими офисами процесс может занять 2-3 недели. Важно отметить, что аудит проводится без остановки рабочих процессов и минимально влияет на деятельность компании.
Нужно ли менять оборудование для оптимизации расходов?
Не всегда. Наш подход основан на максимальном использовании существующей инфраструктуры. Часто значительную экономию можно получить за счет оптимизации расположения устройств, правильной настройки режимов печати и внедрения систем учета без замены оборудования. Если замена всё же необходима, мы предлагаем поэтапный план модернизации с четким расчетом окупаемости инвестиций.
Какие системы учета печати вы рекомендуете?
Мы не привязаны к конкретным вендорам и подбираем решение исходя из потребностей клиента, существующей инфраструктуры и бюджета. Мы работаем с широким спектром решений — от простых систем для малого бизнеса до корпоративных платформ с расширенной аналитикой. Ключевыми критериями выбора являются совместимость с имеющимся оборудованием, удобство использования и соотношение функциональности и стоимости.
Как внедрение электронного документооборота повлияет на работу сотрудников?
Переход на электронный документооборот всегда сопровождается периодом адаптации, однако при правильном внедрении большинство сотрудников быстро оценивают преимущества: быстрый поиск документов, отсутствие необходимости физического хранения, возможность удаленной работы с документами. Мы разрабатываем программы обучения для разных категорий пользователей и обеспечиваем техническую поддержку на начальном этапе, что значительно снижает сопротивление изменениям.
Соответствуют ли ваши решения требованиям RODO/GDPR?
Да, все наши решения полностью соответствуют требованиям RODO (польская версия GDPR) и европейским нормам защиты персональных данных. Мы уделяем особое внимание настройкам безопасности систем учета печати и электронного документооборота, обеспечивая многоуровневую авторизацию, аудит действий и защиту конфиденциальных документов. При внедрении мы также помогаем клиентам разработать необходимые внутренние регламенты для соответствия требованиям законодательства.
Как быстро окупаются инвестиции в оптимизацию печати?
Срок окупаемости зависит от исходной ситуации и выбранного комплекса мер. Микрооптимизации, не требующие значительных инвестиций, обычно начинают давать эффект в течение 1-2 месяцев. Внедрение систем учета печати окупается в среднем за 6-12 месяцев. Комплексные проекты, включающие модернизацию парка устройств и переход на электронный документооборот, имеют ROI в пределах 12-18 месяцев. В каждом проекте мы предоставляем детальный финансовый расчет и прогноз окупаемости.